ग्राहक के लिए कोटेशन कैसे लिखें
कोटेशन एक लिखित प्रस्ताव है: मैं यह काम करूँगा, इसकी कीमत यह है और यह कीमत इतने समय तक मान्य है। साफ़ कोटेशन बाद की बहस से बचाता है, क्योंकि ग्राहक ठीक-ठीक देख सकता है कि उसने किस बात पर हामी भरी थी।
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कोटेशन में क्या होना चाहिए
- आपका नाम या कारोबार का नाम और संपर्क विवरण, साथ में ग्राहक का विवरण।
- कोटेशन नंबर और तारीख़।
- काम का संक्षिप्त विवरण और जो शामिल नहीं है।
- हर मद अपनी अलग पंक्ति में, मात्रा, इकाई मूल्य और पंक्ति के कुल के साथ।
- कुल रकम, और टैक्स लगाते हैं तो वह भी।
- ऑफ़र कब तक मान्य है, और भुगतान की शर्तें और समय-सीमा।
- ग्राहक के स्वीकार करने की जगह।
चार चरणों में लिखें
- पहले काम को ग्राहक के शब्दों में सूचीबद्ध करें
पहले काम को ग्राहक के शब्दों में सूचीबद्ध करें, फिर उसे मदों में बाँटें। अगर ग्राहक को किसी मद का मतलब समझ नहीं आता, तो वह सवाल पूछेगा या मोलभाव करेगा।
- हर मद की कीमत लिखें और जोड़ें
हर मद की कीमत लिखें और जोड़ें। कुल रकम आख़िर में दिखाएँ ताकि उसे ढूँढना आसान हो।
- शर्तें बताएँ
शर्तें बताएँ: ऑफ़र कब तक मान्य है, भुगतान कब देय है, और अतिरिक्त काम किसे माना जाएगा।
- स्वीकृति माँगें
स्वीकृति माँगें। हस्ताक्षर या साफ़ लिखित हाँ से कोटेशन एक समझौता बन जाता है।
आम गलतियाँ
- बिना ब्योरे के एक ही कुल रकम, जो मोलभाव को न्योता देती है।
- मान्यता की तारीख़ नहीं, इसलिए ग्राहक महीनों बाद पुरानी कीमत पर मंज़ूर कर सकता है।
- जो शामिल नहीं है उसका कोई नोट नहीं, जिससे «मुझे लगा वह भी शामिल था» वाली स्थिति बनती है।
फ़ोन पर करना
Paidstamp कोटेशन, इनवॉइस और रसीद बनाने वाला iPhone ऐप है। आप मदों से कोटेशन बनाते हैं, ग्राहक उसे स्वीकार करने के लिए आपके फ़ोन की स्क्रीन पर हस्ताक्षर कर सकता है, और तैयार A4 PDF को आप LINE, ईमेल या AirDrop से भेज सकते हैं या प्रिंट कर सकते हैं। कोटेशन कैसे बनाएँ और ग्राहक से अपने फ़ोन पर हस्ताक्षर कैसे करवाएँ और Paidstamp पेज देखें। Paidstamp में बना दस्तावेज़ व्यावसायिक दस्तावेज़ है: जहाँ आपके देश में आधिकारिक टैक्स इनवॉइस ज़रूरी है, वहाँ यह उसकी जगह नहीं लेता।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या कोटेशन कानूनी रूप से बाध्यकारी होता है?
यह आपके देश और स्वीकार करने के तरीके पर निर्भर है। हस्ताक्षरित कोटेशन आमतौर पर तय बात का अच्छा सबूत होता है, लेकिन दाँव ऊँचा हो तो स्थानीय नियमों के बारे में किसी जानकार से पूछें।
कोटेशन कितने समय तक मान्य होना चाहिए?
आम तौर पर लगभग दो से चार हफ़्ते चुने जाते हैं। ऐसी अवधि चुनें जो आपकी लागत बदलने की रफ़्तार से मेल खाए, और तारीख़ लिख दें।
कोटेशन और इनवॉइस में क्या फ़र्क़ है?
कोटेशन काम से पहले का प्रस्ताव है। इनवॉइस काम के बाद, या काम के दौरान, भुगतान का अनुरोध है।
क्या मैं कोटेशन को इनवॉइस में बदल सकता हूँ?
Paidstamp में आप स्वीकार हो चुके कोटेशन को मदें दोबारा टाइप किए बिना इनवॉइस में बदल सकते हैं। कोटेशन से इनवॉइस और रसीद तक: बिना दोबारा लिखे देखें।
अपना अगला कोटेशन iPhone पर लिखें
Paidstamp आपकी मदों को ऐसे कोटेशन में बदल देता है जिस पर ग्राहक आपके फ़ोन पर हस्ताक्षर कर सकता है। फ़ैसला करने से पहले देखें कि यह क्या करता है।