Een offerte schrijven voor een klant
Een offerte is een schriftelijk aanbod: dit ga ik doen, dit kost het en zo lang blijft de prijs staan. Een duidelijke offerte voorkomt later discussie, want de klant ziet precies waarmee hij heeft ingestemd.
Redactie van MethodhelmLaatst bijgewerkt: 2 min. leestijd
Op deze pagina
Wat in een offerte hoort
- Je naam of bedrijfsnaam en je contactgegevens, en die van de klant.
- Een offertenummer en de datum.
- Een korte beschrijving van het werk en wat er niet bij zit.
- Elke post op een eigen regel met aantal, prijs per stuk en regeltotaal.
- Het totaal en, als je btw rekent, de btw.
- Hoe lang het aanbod geldig is, plus de betalings- en leveringsvoorwaarden.
- Een plek waar de klant kan accepteren.
Schrijf hem in vier stappen
- Zet het werk eerst op een rij in de woorden van de klant en splits het dan in posten
Zet het werk eerst op een rij in de woorden van de klant en splits het dan in posten. Als de klant niet snapt wat een post is, gaat hij vragen stellen of afdingen.
- Zet een prijs bij elke post en tel op
Zet een prijs bij elke post en tel op. Zet het totaal onderaan, zodat het makkelijk te vinden is.
- Noem de voorwaarden
Noem de voorwaarden: hoe lang het aanbod geldt, wanneer er betaald moet worden en wat als meerwerk telt.
- Vraag om acceptatie
Vraag om acceptatie. Een handtekening of een duidelijk schriftelijk ja maakt van de offerte een afspraak.
Veelgemaakte fouten
- Eén totaalbedrag zonder specificatie, wat uitnodigt tot afdingen.
- Geen geldigheidsdatum, zodat de klant maanden later nog tegen de oude prijs kan accepteren.
- Geen opmerking over wat er niet bij zit, wat leidt tot «ik dacht dat dat erbij zat».
Het op je telefoon doen
Paidstamp is een iPhone-app voor offertes, facturen en kwitanties. Je bouwt de offerte op uit posten, de klant kan op het scherm van je telefoon tekenen om te accepteren, en je kunt de pdf in A4 delen via LINE, e-mail of AirDrop, of uitprinten. Zie een offerte maken en je klant laten tekenen op je telefoon en de Paidstamp-pagina. Een document uit Paidstamp is een zakelijk document: het vervangt geen officiële belastingfactuur waar jouw land die verlangt.
Veelgestelde vragen
Is een offerte juridisch bindend?
Dat hangt af van je land en van hoe hij wordt geaccepteerd. Een getekende offerte is meestal een goed bewijs van wat is afgesproken, maar staat er veel op het spel, vraag dan een professional naar de lokale regels.
Hoe lang moet een offerte geldig zijn?
Gangbaar is ongeveer twee tot vier weken. Kies een periode die past bij hoe snel je kosten veranderen en zet de datum erop.
Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Een offerte is het aanbod vóór het werk. Een factuur is het verzoek om betaling na, of tijdens, het werk.
Kan ik een offerte omzetten in een factuur?
In Paidstamp kun je een geaccepteerde offerte omzetten in een factuur zonder de posten opnieuw te typen. Zie van offerte naar factuur naar kwitantie: zonder overtypen.
Schrijf je volgende offerte op je iPhone
Paidstamp maakt van je posten een offerte die de klant op je telefoon kan tekenen. Bekijk wat het doet voordat je beslist.